ユニオントラストグループ

■ 受付窓口

ユニオントラストグループ各社の個人情報に関する手続きの窓口は以下になります。なお、ご来社による対応はいたしかねますのでご了承ください

【住所】群馬県伊勢崎市堀口町９２－１

【電話番号】0270-32-9555

【電話受付時間】（平日8:30～17:30）

※ユニオントラストグループ各社が適切なご対応のために必要と判断した場合、上記以外のコールセンター等にて対応する場合がございます。

※お取引先様につきましては各担当部署までお問い合わせください。

■ 個人情報の開示等の手続きに関する共通事項

● 手続きの概要

① 受付窓口までご連絡ください。

② ユニオントラストグループ各社から、請求に応じた請求書及び手続き等ご案内書を送付いたします。

③ ②の書類のお受け取り後、必要事項を記載していただき、ユニオントラストグループ各社指定のご本人確認書類、返信用封筒及び郵便切手839円分とともに、請求書送付先にご送付ください。

④ ユニオントラストグループ各社は、請求書及びご本人確認書類等に不備がないことその他「請求にご対応できない場合について」に該当しないことを確認できた場合、対応させていただきます。
なお、訂正、追加もしくは削除の請求、利用の停止もしくは消去の請求、又は第三者への提供の停止の請求については、お客様が対応結果の報告を書面で提供することを求めない場合には、返信用封筒の送付は不要です。

● 必要書類

個人情報の開示等の請求にあたっては、以下の書類が必要となります。

• 請求の種類ごとにユニオントラストグループ各社が用意する請求書
• ご本人確認書類（※1）
• 返信用封筒（※2）
• 郵便切手839円分

※1　ご本人確認書類とは、以下を指します。なお、ご本人の氏名、現住所の記載のある部分のコピーをお願いいたします。本籍地が記載されている書類の場合は、「本籍地」の事項については除いてコピーください。また、マイナンバーの記載がないものをご準備ください。

□ 運転免許証・運転経歴証明書　□パスポート
□ 住民票　□健康保険証
□ 介護保険の被保険証明書　□年金手帳
□ 在留カード、特別永住者証明書、外国人登録証明書
□ 障害者手帳
□ 市民証など自治体が発行する証明書
□ 公共料金等の請求書（氏名・現住所が確認できるもの。過去3ヶ月分）

※2　電磁的記録の交付による方法を選択された場合、縦34cm、横25cm、厚さ3cm以上の封筒が必要となります。なお、書面の交付による方法を選択された場合、封筒の大きさの指定はございません。

● 代理人からの請求の場合の必要書類

上記の必要書類に加え、以下の書類が必要となります。

• 代理人ご自身のご本人確認書類
• 代理人確認書類（※3）
• 法定代理人（親権者や成年後見人などの法律に基づく代理人）の場合：
  代理人確認書
• 任意代理人（委任に基づく代理人）の場合：
  委任状

※3　代理人確認書類とは、以下を指します。なお、代理人の氏名、現住所の記載のある部分のコピーをお願いいたします。また、本籍地が記載されている書類の場合は、「本籍地」の事項については除いてコピーください。

• 未成年者の法定代理人の場合：
  ご本人の戸籍謄本
• 成年被後見人の法定代理人の場合：
  後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明書類
• 任意代理人の場合：
  委任状及び委任状に押印されたご本人の印鑑証明書

● 「開示等の請求」の手数料及びお支払方法

1回のご請求ごとに、839円の開示手数料が必要となります。請求書等の必要な書類をご送付される際に、郵便切手839円分を同封してください。

■ 請求ごとの要件、ご対応方法

● 利用目的の通知又は個人情報若しくは第三者提供記録開示の請求

ユニオントラストグループ各社は、個人情報の利用目的の通知又は個人情報の開示若しくは第三者提供記録の開示を請求された場合、原則として、書面又は電磁的記録（CD-ROMその他のユニオントラストグループ各社が指定する形式）の交付による方法により、遅滞なく、通知又は開示を行います。

● 訂正、追加又は削除の請求

ユニオントラストグループ各社は、個人情報の内容が事実でないという理由によって、当該個人情報の訂正、追加又は削除を請求された場合、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく調査いたします。この場合、ユニオントラストグループ各社は、その請求に係る個人情報の内容が事実でないときは、遅滞なく訂正、追加又は削除を行います。

● 利用の停止又は消去の手続き

ユニオントラストグループ各社は、以下の理由によって、個人情報の利用の停止又は消去を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、当該違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく当該個人情報の利用の停止又は消去を行います。

• 個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱っている
• 個人情報を、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用している
• 個人情報が、偽りその他不正の手段によって取得されたものである
• 要配慮個人情報が、ご本人の同意なく取得されたものである
• 個人情報が、その利用目的との関係でユニオントラストグループ各社が利用する必要がなくなった
• 個人情報が、漏えい、滅失、毀損その他の個人情報保護委員会規則に定められた事態が生じた
• その他個人情報の取扱いによりご本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある

● 第三者への提供の停止の手続き

ユニオントラストグループ各社は、以下の理由によって、個人情報の第三者への提供の停止を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該個人情報の第三者への提供を停止します。

• 法令等又は本プライバシーポリシーに基づくことなく、個人情報をあらかじめご本人の同意を得ないで第三者（外国にある第三者を含む）に提供した
• 個人情報が、その利用目的との関係でユニオントラストグループ各社が利用する必要がなくなった
• 個人情報が、漏えい、滅失、き損その他の個人情報保護委員会規則に定められた事態が生じた
• その他個人情報の取扱いによりご本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある

■ 請求にご対応できない場合について

以下の場合には、請求にご対応できませんので、あらかじめご了承ください。ユニオントラストグループ各社は、対応できない旨を決定した場合には、その旨、理由を付して、通知いたします。

• その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるため、開示等の請求の対象となる個人情報に該当しない場合
• 請求書に記載されている氏名・住所等とご本人確認書類に記載されている氏名・住所等が一致しない場合など、ご本人確認ができない場合
• 代理人の方によるご請求の場合で、代理権が確認できない場合
• 開示等の対象となる個人情報又は第三者提供記録を特定するに足りる事項の提示を求めたにもかかわらず、その提示がなかった場合
• 個人情報の利用目的の通知のご請求について、その利用目的が本プライバシーポリシー等により明らかである場合
• 個人情報又は第三者提供記録の開示の請求について、ご本人又は第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合、ユニオントラストグループ各社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合又は個人情報保護法以外の法令に違反することとなる場合
• 個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供停止の請求について、これらを行うことが困難な場合であって、ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合
• 手続きに必要な書類等に不備があり、相当の期間内に訂正がされなかった場合
• その他個人情報保護法で定められた請求の要件を満たさない場合又は法令上開示等をする必要がない場合

■ 注意事項

• 個人情報の保護のため、書面及び電磁的記録（CD-ROMその他のユニオントラストグループ各社が指定する形式）は、配達証明郵便の送付により交付いただきます。
• 個人情報保護法以外の法令の規定により特別の手続きが定められている場合、当該手続きに従います。
• 保有する情報がない場合及び請求へのご対応ができない場合でも、ご送付いただいた書類、郵便切手等はご返却いたしかねますのであらかじめご了承ください。
• 本人確認書類及び代理人確認書類については、ご本人・代理人確認以外には利用せず、それぞれのご請求への対応完了後遅滞なく廃棄いたします。ご返却はいたしかねますのであらかじめご了承ください。

■ ご指摘の申出先

個人情報の取扱いに関するご指摘は、上記受付窓口までお願いいたします。